• By |Published On: 2021-10-02|0.8 min read|

    ตอนที่มีสิ่งที่ต้องทำเยอะ หรือตอนที่งานยุ่งมากๆ ทำให้เรามีปัญหาอย่างนึงคือไม่รู้จะทำอะไรก่อน และปัญหาที่ตามมาอีกอย่างคือ คนทั่วไปมักจะไม่ยอมวางแผน เพราะคิดว่าเป็นการเสียเวลา และควรเอาเวลาพวกนั้นไปทำงานให้เสร็จเพิ่มขึ้นดีกว่า

    คำแนะนำข้อแรกคือ เราต้องยอมรับให้ได้จริงๆ ก่อนว่า เราไม่สามารถทำได้ทุกอย่าง จริงๆ แล้วการจัดลำดับความสำคัญ คือการยอมรับข้อจำกัดของคุณทั้งด้านเวลา และพลังงาน ปลดปล่อยตัวเองจากความคิดว่าเราจะต้องทำทุกอย่างให้เสร็จ แล้วหันมาให้ความสำคัญกับการจัดการ to-do list โดยสรุปคือการจัดการกับชีวิต แล้วหันมาให้ความสำคัญกับสิ่งที่มีคุณค่าจริงๆ

    การจัดลำดับความสำคัญ (Prioitization) คือทักษะอย่างหนึ่งที่ทุกคนสามารถเรียนรู้ และพัฒนาได้ตลอดเวลา บทความนี้จะช่วยแนะนำแนวทางว่าอะไรที่ควรให้ความสำคัญ การจัดการชีวิตในแต่ละวัน การสร้างระบบจัดการงานที่ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ และที่สำคัญที่สุดคือการให้ความสำคัญกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ ให้อยู่เหนือกับดักความเร่งด่วน

    สิ่งที่ควรให้ความสำคัญในชีวิต (Things worth prioritizing in life )

    เชื่อว่าแต่ละคนจะให้ความสำคัญกับเรื่องต่างๆ ไม่เหมือนกัน โดยปกติแล้วจะเป็นเรื่องที่ทำให้เรามีความสุข หรือประสบความสำเร็จในระยะยาว แต่ก็มักจะมีเรื่องสำคัญบางอย่างที่ทุกคนควรให้ความสำคัญเหมือนๆ กัน และมักจะโดนมองข้ามไปเสมอ ที่สำคัญคือเราต้องรู้ให้ได้ก่อนว่าชีวิตเราควรให้ความสำคัญกับเรื่องอะไร แล้วจัดลำดับความสำคัญให้กับเรื่องนั้น ทำก่อนเรื่องอื่นๆ

    สุขภาพ (Health and Fitness)

    เชื่อว่าทุกคนรู้ดีอยู่แล้วว่าทำยังไงถึงจะมีสุขภาพที่ดี ทั้งอาหารที่ควรกิน กิจกรรม หรือการออกกำลังกายที่ควรทำเป็นประจำ แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว การใช้ชีวิตสำหรับคนที่งานยุ่ง (หรือคิดว่าตัวเองยุ่ง) เรื่องสุขภาพนี่แหละที่มักถูกมองข้ามเป็นอันดับแรก ไม่ใช่แค่สุขภาพร่างกายที่มักถูกมองข้าม คนเรามักจะทำลายสุขภาพจิตตัวเองด้วยความเครียด หรืออารมณ์ไม่ดีต่างๆ ด้วย

    เรื่องของสุขภาพคือพื้นฐานของทุกอย่าง ถ้าสุขภาพกาย และสุขภาพจิตไม่ดี ก็จะส่งผลไปถึงส่วนอื่นๆ อย่างการกินอาหารที่ไม่มีประโยชน์ ทำให้พลังงานไม่เพียงพอที่จะทำกิจกรรมอื่นๆ การทำงานที่ไม่ได้ประสิทธิภาพ การไม่ได้ออกกำลังกายก็ยังส่งผลเรื่องของความเครียดด้วย

    การนอน และการพักผ่อน (Sleep and Rest)

    ไม่ว่าคุณจะเป็นนักเรียนที่ต้องอ่านหนังสือตอนดึก คนทำงานที่สละเวลาพักผ่อนของตัวเองในการทำงานบางอย่างให้เสร็จทันกำหนด แต่จริงๆ แล้วเวลานอน หรือพักผ่อนนั้นสำคัญกว่าสิ่งเหล่านั้นอย่างแน่นอน

    อ้างอิงจากหนังสือ Why We Sleep ของ Dr. Matthew Walker ได้อธิบายถึงข้อเสียของการนอนไม่พอไว้

    • อารมณ์ของคุณจะไม่แน่นอน จากงานวิจัยการนอนไม่พอนั้นจะส่งผลมากถึง 60% ต่ออารมณ์ของคน
    • ความจำ จากงงานวิจัยคนที่นอนไม่พอจะมีความสามารถในการเรียนรู้ และจดจำเรื่องต่างๆ น้อยลงถึง 40% เทียบกับคนที่พักผ่อนเพียงพอ
    • ความเสี่ยงต่อสุขภาพ สำหรับคนอายุ 45 ปีขึ้นไปที่พักผ่อนน้อยกว่า 6 ชั่วโมงในแต่ละวัน มีโอกาสที่จะหัวใจวายมากถึง 200%
    • เรื่องของฮอร์โมน หรือการเจริญเติบโตก็มีผลจากการที่นอน หรือพักผ่อนไม่เพียงพอ

    สรุปคือการพักผ่อนไม่เพียงพอส่งผลกระทบต่อทุกส่วนของร่างกาย อาการที่พบได้ทันทีจากการนอนไม่พอเช่น เหนื่อย กระวนกระวาย และการทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพ

    ด้วยเหตุนี้เองคนเราจึงควรให้ความสำคัญต่อการนอน และการพักผ่อนให้เพียงพอเป็นอันดับแรก การพักผ่อนควรมาก่อนงานเร่งด่วนเรื่องอื่นๆ

    เพื่อน ครอบครัว และความสัมพันธ์กับคนรอบข้าง (Friends, family, and relationships)

    ความสัมพันธ์เป็นอีกข้อที่คนส่วนใหญ่มักมองข้ามเมื่อมีงานที่เร่งด่วนต้องทำ โดยมักคิดว่าจะชดเชยเวลาที่เสียไปเมื่องานต่างๆ เสร็จเรียบร้อยแล้ว หรือผ่านช่วงนี้ไปก่อน แต่บางครั้งคนเรามักลืมไปว่าเวลาที่ผ่านไปแล้ว ไม่สามารถนำกลับมาชดเชย หรือทดแทนได้ จากการศึกษาจากผู้ป่วยใกล้ตายถึงสิ่งที่เสียใจมากที่สุดส่วนใหญ่มักให้คำตอบเดียวกันคือ เสียดายเวลาที่ไม่ได้อยู่ หรือดูแลครอบครัว หรือคนที่รัก

    นี่คือคำแนะนำสำหรับการดูแลความสัมพันธ์กับคนรอบข้าง

    • เริ่มก่อน เพื่อรักษาความสัมพันธ์เราไม่จำเป็นต้องรอให้เพื่อน หรือครอบครัวถามว่าสะดวก หรือมีเวลาเมื่อไหร่ ลองหาเวลาว่างที่เราสะดวก แล้วชวนเพื่อน หรือครอบครัวออกไปหาอะไรทำบ้าง
    • รู้ว่ากิจกรรมอะไรที่จำเป็นต้องทำ และห้ามพลาดเด็ดขาด เช่น วันครบรอบแต่งงาน หรือกับเพื่อนๆ อาจจะเป็นการช่วยอุดหนุนตอนที่เพื่อนเปิดร้าน หรือขายอะไรบนอินเทอร์เน็ต
    • พยายามอย่าขาดการติดต่อ จริงอยู่เราอาจจะไม่สามารถเจอกับเพื่อนทุกคนได้ทุกวัน แต่ยุคนี้ก็มีเทคโนโลยีอย่าง Facebook ให้เราสามารถเข้าไปทักทาย หรืออวยพรวันเกิดเพื่อนๆ ได้แค่ปลดล็อคโทรศัพท์

    ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ควรให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกในชีวิต ไม่ว่าจะยุ่งแค่ไหนก็ไม่ควรมองข้าม ตอนต่อไปเราจะมาพูดถึงการจัดการในเรื่องอื่นๆ อย่างเรื่องงานกันบ้าง

  • By |Published On: 2021-08-01|1.3 min read|

    Productivity System คือคำที่เราคุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว คำจำกัดความของ Productivity คือความเร็ว ประสิทธิภาพ และมีความลื่นใหล เป็นอัตโนมัติ โดยเป้าหมายคือการทำงานให้สำเร็จมากขึ้น โดยใช้เวลาน้อยลง ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกคนพยายามจะทำให้ได้

    Productivity Rituals คือการมองอีกด้าน แทนที่จะเน้นทำงานที่มีทั้งหมดให้สำเร็จโดยใช้เวลาให้น้อย Productivity Ritual คือการใช้เวลาเพื่อวิเคราะห์งานที่ทำ หรือเอาใจใส่แทนที่จะทำงานให้สำเร็จอย่างเดียว เพื่อให้สิ่งที่ทำนั้นส่งผลให้มากที่สุด ตัวอย่าง Procutivity Ritual เช่นการแบ่งเวลาในแต่ละวัน หรือสัปดาห์ เพื่อคุยกับตัวเอง หรือการวางแผนการทำงานที่ผ่านมา รวมถึงงานที่จะทำต่อไป โดยไม่ต้องสนใจความเร่งด่วนจากภายนอกนั่นเอง

    businessman man people coffee
    Photo by Ivan Samkov on Pexels.com

    นี้คือ Productivity Ritual 4 ข้อที่เป็นคีย์หลักในการ

    Morning Ritual

    การเริ่มต้นวันใหม่โดยการทำบางอย่างด้วยตัวเอง เช่น ทำสมาธิ, โยคะ, อ่านหนังสือ, จดบันทึก หรือแม้แต่การนั่งมองไปนอกหน้าต่างใช้เวลาอยู่กับตัวเองโดยไม่ต้องทำอย่างอื่น แทนที่จะทำตามคำสั่ง หรือคำขอของคนอื่นเช่น การรีบเปิดคอมในตอนเช้าเพื่อเช็คอีเมล เป็นต้น

    Weekly Review

    ลองหาเวลาซัก 1 ชั่วโมง (เป็นอย่างน้อย) ในสัปดาห์ เพื่อลองคิด หรือจดบันทึกสิ่งที่ผ่านเข้ามาในแต่ละสัปดาห์ รวมถึงการวางแผนเพื่อสัปดาห์ต่อๆ ไป รวมถึงใช้เวลานี้ตรวจสอบเป้าหมายของตัวเอง เช่น New Year resolution ที่ตั้งไว้ตอนปีใหม่ หรือใครที่มีเป้าหมายในระยะยาว ว่าสิ่งที่ทำในวัน หรือสัปดาห์ที่ผ่านมานั้นกำลังช่วยให้เป้าหมายใหญ่ๆ พวกนี้สำเร็จได้หรือไม่ หรือกำลังเสียเวลากับเรื่องไร้สาระอยู่ การทำ Weekly Review ควรจะทำในเวลาที่ตัวเองผ่อนคลาย อาจจะเตรียมเครื่องดื่ม หรือกาแฟซักแก้วก็อาจช่วยได้

    Daily Planing

    นอกจากการทำ Weekly Review แล้ว การวางแผนก่อนเริ่มทำงานใน แต่ละวันก็สำคัญไม่แพ้กัน การวางแผนในแต่ละวัน คือการทำให้เป้าหมายใหญ่ๆ ที่เราตั้งไว้ แบ่งออกมาเป็นงานขนาดเล็กๆ ที่สามารถทำเสร็จได้ในแต่ละวัน เช่น เป้าหมายในการลดน้ำหนัก 10 กิโลกรัม ก็มาจากการกินอาหารดีๆ และออกกำลังกายวันละ 15-30 นาทีทุกวันนั่นเอง การวางแผนในแต่ละวัน เพื่อให้มั่นใจว่าสิ่งที่กำลังจะทำนั้น จะช่วยให้เป้าหมายใหญ่สำเร็จได้ตามกำหนด

    Ending Your Workday

    การจบงานในแต่ละวัน หรือการปิดสวิทช์ตัวเองจากการทำงานก็เป็นอีกเรื่องที่สำคัญ เป็นการบอกตัวเองให้หยุดทำงานทั้งในการปฏิบัติ และหยุดความคิดที่จะคิดถึงเรื่องงานด้วย บางครั้งงานที่วางแผนไว้ตอนเช้า อาจจะไม่ได้เสร็จภายในแต่ละวันตามกำหนดก็ไม่ต้องคิดมาก เพราะเรายังสามารถเลื่อนไปทำวันอื่นได้อีก ที่สำคัญคือการวางแผนการทำงานต้องมั่นใจว่าเราจะทำสิ่งที่ควรทำมากที่สุดก่อน ลองอ่าน TEM | ให้ความสำคัญกับงานสำคัญ

    เมื่อพูดถึงเรื่อง Productivity คนส่วนใหญ่คงจะคิดถึงปริมาณ และความความเร็วในการทำงานเป็นหลัก แต่ในบางครั้งเราก็อาจจะต้องหยุดพัก แล้วกลับมาทบทวนอีกครั้งว่าเราต้องการจะ Productive เพื่ออะไรจากตอนที่เราเริ่มนั่นเอง

  • By |Published On: 2021-02-01|1.6 min read|

    Getting Things Done หรือเรียกย่อๆ ว่า GTD เป็นอีกวิธีการจัดการงานที่ได้รับความนิยมอีกแบบหนึ่งคิดค้นโดย David Allen มีแนวคิดง่ายๆ ว่า การมีข้อมูลอะไรที่วิ่งอยู่ในหัวเราตลอด จะทำให้การโฟกัสอะไรทำได้ยาก โดยปกติแล้วคนเราใช้เวลาคิดและกังวลกับงานมากกว่าที่จะลงมือทำให้สำเร็จ และเมื่อไหร่ที่มีความคิดวิ่งอยู่ในหัวจะทำให้เกิดความเครียด คนเราจึงควรจะให้ความสำคัญกับการประมวลผลข้อมูลมากกว่าการจัดเก็บข้อมูล GTD จึงถูกคิดค้นมาเพื่อย้ายข้อมูลที่อยู่ในหัวคนเราออกมาข้างนอกเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ ทำให้คนเรารู้ว่าควรทำอะไรเวลาไหน และอะไรที่ยังรอได้

    ลองใช้ GTD ถ้าคุณ…

    • รู้สึกว่ามีสิ่งที่ต้องทำหลายๆ อย่าง และเริ่มควบคุมไม่ได้
    • กังวลว่าจะลืมทำอะไร
    • เริ่มโปรเจ็คได้ แต่ส่วนใหญ่ทำไม่สำเร็จ
    • ยังไม่เคยลอง GTD

    บทความนี้จะช่วยแนะนำวิธีการคิดแบบ GTD และวิธีนำไปใช้ หัวใจหลักของ GTD ไม่ได้อยู่ที่คุณใช้เครื่องมืออะไร แต่เป็นนิสัย และกิจวัตรที่คุณทำมันในแต่ละวันมากกว่า

    schedule planning startup launching
    Photo by Startup Stock Photos on Pexels.com

    ทำความรู้จักกับ Getting Things Done คร่าวๆ

    วิธีการคิดแบบ GTD แบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนหลักๆ เพื่อจัดการกับสิ่งที่อยู่ในหัวคุณ และทำให้งานสำเร็จ

    1. Capture Everything

    หรือการเขียนทุกอย่างที่คิดออก ไม่ว่าจะเรื่องใหญ่ หรือเรื่องเล็กอย่าปล่อยให้มันวนอยู่ในหัวคุณ ให้เขียนมันออกมา

    2. Clarify

    การใช้ความคิด หรือการประมวลผลข้อมูลที่คิดออกมาว่าต้องทำอะไรกับสิ่งนี้ต่อไป เช่น มันคือโปรเจ็คใหญ่แค่ไหน ต้องทำอะไรต่อ

    3. Organize

    คือการจัดการ หรือวางแผนให้กับสิ่งนั้น ว่าแต่ละขั้นตอนต้องทำอะไรบ้าง วัน และเวลาไหนที่เหมาะสม

    4. Review

    การวิเคราะห์ ทบทวนเพื่อหาข้อบกพร่อง และแก้ไขในโอกาสต่อไป

    5. Engage

    การลงมือทำ เพื่อให้งานสำเร็จ

    การคิดแบบ Getting Things Done นี้ต้องใช้เวลา และพลังงานค่อนข้างมากสำหรับมือใหม่ ในการศึกษา และฝึกปฏิบัติ แต่เมื่อใช้จนเกิดความชำนาญแล้วจะส่งผลดีอย่างมาก คุณจะไม่มีความกังวลว่าจะลืมทำอะไรทั้งเรื่องสำคัญ หรือเรื่องเล็กน้อย ในทางตรงข้ามคุณจะสามารถจัดการกับงาน หรือปัญหาที่เข้ามาได้ดีขึ้น และมีความมั่นใจมากขึ้นในการเรียงลำดับความสำคัญ

    บทความเต็มๆ สามารถอ่านได้ที่ Getting Things Done (GTD) Systematize the clutter in your brain and get things done เนื้อหาเต็มๆ ค่อนข้างยาวครับเลยขอแบ่งเป็นตอนสั้นๆ เหมือนเดิม สามารถติดตามอ่านได้ที่แท็ก GTD

  • By |Published On: 2021-01-22|1.5 min read|

    สำหรับคนที่ไม่เคยทำ To-Do List มาก่อนอาจจะไม่แน่ใจว่าจะเริ่มจากตรงไหนดี เทคนิคเล็กๆ น้อยๆ วันนี้จะช่วยให้คุณใช้งาน To-Do List ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

    1. เขียนทุกอย่างที่คิดออก

    ใครที่เจอปัญหาคิดไอเดียอะไรออกแล้วมักจะลืมบ่อยๆ หรือมีสิ่งที่ตัองทำเยอะๆ และมักจะพบว่าตัวเองไม่มีสมาธิ ทำอะไรหลายๆ อย่างพร้อมกัน บางครั้งอาจจะมีความกังวลว่าตัวเองกำลังลืมทำอะไรที่สำคัญหรือเปล่า แนะนำให้จดทุกอย่างออกมา การจดบันทึกจะช่วยให้คุณลดความกังวลลงได้ และช่วยให้เห็นภาพชัดขึ้นว่าควรจะโฟกัสที่อะไรครับ หลังจากลองเขียนทุกอย่างออกมาคุณอาจจะพบว่าสิ่งที่คุณต้องการทำจริงๆ อาจจะมีแค่ 3 อย่าง 5 อย่าง หรืออาจจะมีเป็นสิบๆ อย่างเลยก็ได้ ตัวอย่างรายการที่สามารถเขียนได้เช่น โทรไปตามงานคนนี้, อ่านอีเมลฉบับนี้ หรือจะเขียนสิ่งที่กำลังกวนใจคุณอยู่ก็ได้ เช่น เตรียมงานประชุมสำหรับสัปดาห์หน้า สรุปคือทุกอย่างนั่นเอง

    woman draw a light bulb in white board
    Photo by Andrea Piacquadio on Pexels.com

    สำหรับงาน หรือรายการสิ่งที่ต้องทำ แนะนำให้เขียนเป็นหัวข้อง่ายๆ เป้าหมายในการเขียน To-Do list คือการเตือนความจำคุณเท่านั้น ไม่ได้ส่งให้ใครดู แต่ถ้ากลัวจะจำไม่ได้ก็ให้เขียนละเอียดไปเลยก็ไม่ได้ผิดครับ เช่น การเขียนว่าโทรหาลูกค้า ในกรณีที่คุณจำได้อยู่แล้วว่าต้องการโทรหาเพื่ออะไร การจดนี้เพื่อเตือนไม่ให้ลืมโทรหาลูกค้าเท่านั้น แต่ถ้ากลัวจะจำไม่ได้จริงๆ ก็อาจจะเขียนละเอียดได้เลยเช่น โทรหาคุณสมปองคุยเรื่องสินค้าที่มีปัญหา

    หลังจากเขียนทุกอย่างที่คิดออกมาแล้วก็แค่ลงมือทำทีละอย่าง แค่นั้นเอง

    2. ตั้ง Due Date ให้งานแต่ละงาน

    ใครที่เป็นคนชอบผลัดวันประกันพรุ่ง แนะนำให้ตั้ง Due Date ให้งานแต่ละงานว่างานนี้อยากให้เสร็จวันไหน หลังจากที่เขียนรายการทั้งหมดออกมาแล้ว ถ้าไม่มีการตั้ง Due Date คุณอาจจะเจอปัญหาว่างานบางงานไม่ได้ทำซักทีทั้งๆ ที่งานก็ไม่ได้ยุ่งมากขนาดนั้น โดยงานที่คนเรามักจะมองข้ามบ่อยๆ ส่วนใหญ่แล้วมักจะเป็นงานสำคัญครับ เพราะบางครั้งอาจจะเป็นงานที่เราไม่อยากทำ หรือลำบากใจที่จะทำนั่นเอง การตั้ง Due Date จะช่วยส่วนนี้ได้ ที่สำคัญคือต้องมีเป้าหมาย ส่วนเมื่อถึงเวลาอาจจะทำได้ หรือไม่ได้ก็สามารถเลื่อนได้

    สำหรับคนที่มีงานเยอะๆ ไม่รู้ว่าจะทำงานไหนก่อนดีก็อย่าลืมเริ่มพิจารณาจากงานสำคัญก่อนครับ

    3. แบ่งงานใหญ่ๆ เป็นงานย่อยๆ

    บางครั้งสิ่งที่ต้องทำอาจจะเป็นโปรเจ็คขนาดใหญ่ อาจจะเป็นไปไม่ได้ที่จะทำเสร็จในวันเดียว หรือชั่วโมงเดียว สิ่งที่ผมแนะนำคือ พยายามย่อยงานใหญ่ๆ เหล่านั้นออกเป็นส่วนย่อยๆ ให้ได้มากที่สุด เช่นคุณอาจจะมีโปรเจ็คในการเปิดเพจ Facebook เพื่อลงโฆษณาโปรโมทสินค้าใหม่ของบริษัท ซึ่งมีขั้นตอนเยอะมากๆ โดยเป้าหมายที่ต้องการคือ มีโฆษณาสินค้าใหม่อยู่บน Facebook ของบริษัท ขั้นตอนก็จะมีตั้งแต่ สมัคร Facebook, เปิดเพจ, ตั้งแอดมินเพจ, ตั้งรูปโปรไฟล์, ตั้งรูป Cover, ออกแบบภาพสินค้า, ออกแบบคำโฆษณา, ยิงโฆษณา ฯลฯ ซึ้งทั้งหมดไม่จำเป็นต้องทำเสร็จในขั้นตอนเดียว วิธีง่ายๆ ก็คือเราต้องแบ่งขั้นตอนตั้งแต่ 1-10 หรือ 1-100 แล้วลงมือทำทีละอย่างนั่นเอง

    sticky notes on board
    Photo by Polina Zimmerman on Pexels.com

    งานที่ย่อยออกมาแล้วควรจะใช้เวลาทำประมาณ 5-15 นาทีจะดีที่สุด

    4. จัดตารางงานตามความเป็นจริง

    สำหรับคนที่ทำงานมาระยะนึงคงจะรู้ความสามารถของตัวเองดีว่างานชิ้นนึงจะใช้เวลาทำนานแค่ไหน และวันๆ นึงเราจะทำงานได้เสร็จซักกี่งาน การจัดตารางการทำงานก็ควรจะจัดตามความเป็นจริงไม่หลอกตัวเอง เช่น เราสามารถทำงานได้วันละ 5 อย่างก็ไม่ควรจะจัดตารางว่าวันนี้จะทำงาน 20 อย่างเป็นต้น นอกจากคุณจะรู้อยู่แล้วว่ามันเป็นไปไม่ได้ เมื่อจบวันจริงๆ แล้วไม่สามารถทำงานเสร็จ 20 อย่างตามที่ตั้งใจไว้ ก็จะทำให้เสียกำลังใจ และเกิดอาการ overload ในที่สุด

    แนะนำการจัดตารางงานในแต่ละวันประมาณ 5-10 งาน และอย่าลืมเผื่อเวลาพัก และเวลาที่อาจจะมีงานอื่นเข้ามาแทรกด้วยครับ

    ทั้ง 4 ข้อคือเทคนิคการใช้งาน To-Do List อย่างมีประสิทธิภาพที่ผมใช้เอง ใช้ได้กับการทำ To-Do ทุกแบบ ไม่ได้จำกัดแค่ใน Todoist ใครมีเทคนิคดีๆ ก็แชร์ใน comment ได้นะครับ

  • By |Published On: 2021-01-21|2.7 min read|

    ขอแนะนำให้รู้จักแอพ (หรือจะเรียกว่าบริการ หรือระบบ) ที่ผมใช้ในการทำงาน ชื่อว่า Todoist เป็น To-Do list ที่สามารถจัดการได้ตั้งแต่งานเล็กๆ ไปจนถึงโปรเจ็คใหญ่ๆ ได้เลย มีจุดเด่นคือการพัฒนาฟีเจอร์อยู่ตลอดเวลา ทำงาน และซิงค์ได้กับทุกแพลตฟอร์ม และยังมีการใช้งานในบริษัทดังๆ อย่าง Facebook, Netflix หรือแม้แต่ Apple ด้วยครับ

    To-Do List คืออะไร

    pen calendar to do checklist
    Photo by Breakingpic on Pexels.com

    ขั้นแรกเรามาทำความรู้จักกับ To-Do List กันก่อน To-Do หรือ To-Do List แปลตรงตัวคือการจดรายการสิ่งที่ต้องทำนั่นเอง เป้าหมายของการจด To-Do เพื่อวางแผนการทำงาน หรือการทำกิจกรรมอย่างอื่น เช่น รายการของที่ต้องการซื้อ เพื่อให้สิ่งที่ต้องการทำนั้นถูกต้องครบถ้วน ช่วยเตือนความจำ และประหยัดเวลา โดย To-Do List สามารถทำได้จากการเขียนในกระดาษโน๊ต หรือสมุดจด หรืออะไรก็ได้ตามความสะดวก หลังจากที่สมาร์ทโฟนเข้ามาอยู่ในชีวิตประจำวันเรามากขึ้นตัว To-Do list ก็ถูกพัฒนาขึ้นมาเป็นแอพด้วยเช่นกัน โดยแอพที่รู้จักกันส่วนใหญ่เช่น Wunderlist ที่ตอนนี้ถูกซื้อโดยไมโครซอฟท์ และพัฒนาเป็นแอพใหม่ Microsoft To Do, ของ iOS ก็มี Reminder ที่ติดมากับอุปกรณ์ iOS และ Mac สำหรับใครที่ยังไม่เคยใช้ To-Do list ขอแนะนำให้ลองทำดูครับ

    แนะนำ Todoist

    Todoist ก็เป็นอีกแอพ Todoist ที่ได้รับความนิยมมาก เพราะมีความสามารถในการทำทั้ง To-Do และเป็น Project Management ได้ด้วย

    วิดีโอแนะนำ Todoist

    ฟีเจอร์หรือความสามารถของ Todoist แบบย่อๆ ตามนี้

    • มีความสามารถที่ To-Do list พื้นฐานควรจะมีเช่นการเซ็ต due date, recurring task, priority และสามารถทำได้ละเอียดกว่า To-Do อื่นๆ ด้วย
    • ใช้งาน และซิงค์ได้บนทุกอุปกรณ์
    • ทำงานร่วมกันเป็นทีมได้
    • แอพสามารถเชื่อมต่อกับบริการอื่น อย่าง Google Calendar, IFTTT ได้
    • แอพมีการพัฒนาเพิ่มความสามารถใหม่ๆ ตลอดเวลา
    • มีความน่าเชื่อถือ บริษัทอย่าง Apple, Facebook, Netflix ก็เลือกใช้
    ตัวอย่างลูกค้าของ Todoist

    ข้อเสียอย่างเดียวของ Todoist คือฟีเจอร์บางอย่างต้องเป็นเวอร์ชั่นเสียเงินเท่านั้น แต่ค่าบริการรายเดือนถูกมากๆ แค่ $3 หรือประมาณ 90 บาทเท่านั้น (เท่ากับกาแฟแก้วเดียว)

    สำหรับใครที่สนใจอยากลองใช้ก็ลองเข้าไปสมัครใช้งานได้ที่ https://bit.ly/3o6pk6o (เป็นลิงค์แนะนำ ถ้าคุณสมัครผ่านลิงค์นี้ผมจะได้ใช้งาน Todoist ฟรีสองเดือน) หรือดาวน์โหลดแอพจาก App Store หรือ Play Store ค้นหาคำว่า todoist ได้เลยครับ

  • By |Published On: 2021-01-20|1.1 min read|

    หลังจากที่เราได้รู้จักรายละเอียดของงานทั้ง 4 ประเภทของ The Eisenhower Matrix กันแล้ว งานที่เราควรให้ความสำคัญมากที่สุด คืองานประเภทที่สอง หรืองานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน งานประเภทนี้ส่งผลหลายๆ อย่างเช่น ทำให้คุณบรรลุเป้าหมายระยะยาวในการทำงาน หรือในชีวิตได้ และยังช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดงานประเภทที่หนึ่งได้ด้วย

    person holding blue and clear ballpoint pen
    Photo by Lukas on Pexels.com

    ขั้นแรกเลยเราต้องประเมิณตัวเองก่อน ว่าตอนนี้เราอยู่ในระดับไหน หรือใช้เวลาในการทำงานแบบไหนมากที่สุด การจดบันทึก และการทำ To-Do ช่วยได้ ภายในหนึ่งสัปดาห์ลองวางแผนการทำงานของตัวเองแบบละเอียด แล้วลองถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้

    • งานนี้คืองานด่วนหรือเปล่า
    • งานนี้คืองานสำคัญหรือเปล่า

    จำไว้ว่าการตัดสินใจนี้คุณต้องตัดสินใจด้วยตัวเองเท่านั้น ไม่ใช่เพราะคนอื่นมาบอก (เพราะส่วนใหญ่แล้วงานคนอื่นก็ด่วนทั้งนั้นแหละ)

    หลังจากแบ่งประเภทงานจากคำถามด้านบนนี้แล้ว ลองดูว่าคุณหมดเวลาส่วนใหญ่ไปกับงานประเภทไหนมากกว่ากัน แล้วคุณพอใจกับผลงานปัจจุบันหรือยัง

    ถ้าเวลาของคุณหมดไปกับงานประเภทที่หนึ่ง

    สำหรับคนที่มีงานสำคัญ และเร่งด่วนเยอะๆ แนะนำให้วางแผนการทำงานให้มากขึ้น เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้

    คำแนะนำ: วางแผนงานสำหรับแต่ละสัปดาห์ หรืออย่างน้อยก็แต่ละเดือนให้สอดคล้องกับเป้าหมายหลักของคุณ เมื่อจบแต่ละสัปดาห์ก็ต้องดูผลของสัปดาห์นั้นๆ ว่าแผนที่วางไว้นั้นได้ผลแค่ไหน และปรับปรุงให้ดีขึ้นในสัปดาห์ต่อไป ถ้างานสำคัญ และเร่งด่วนมาจากปัจจัยอื่นที่ไม่ใช่ตัวคุณ ให้ลองคิดว่าจะป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์แบบนี้ได้ยังไงบ้าง การวางแผนการทำงานต้องเพิ่มความ Proactive ให้มากขึ้นเพื่อป้องกันงานเร่งด่วนที่จะเข้ามาให้ได้มากที่สุด

    ถ้าเวลาส่วนใหญ่คุณใช้กับงานประเภทที่สาม

    งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน ต้องฝึกแจกจ่ายงานให้กับคนอื่น หรือนำเทคโนโลยีหรือเครื่องทุ่นแรงมาช่วย พยายามจำกัดเวลาที่จะทำงานประเภทนี้ให้น้อยลง

    คำแนะนำ: การวางแผนยังคงจำเป็น และที่สำคัญคือเขียนแผนออกมาให้ละเอียดว่าจะลดปริมาณของงานประเภทนี้ได้ยังไงบ้าง สามารถแจกจ่ายให้ใครได้บ้าง จะปฏิเสธแบบไหนได้ หรืออาจจะรวมงานประเภทนี้แล้วทำพร้อมๆ กันในเวลาว่างๆ ก็ได้

    ถ้าคุณใช้เวลากับงาน หรือกิจกรรมประเภทที่สี่

    หมายถึงงานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน (และบางครั้งอาจะไร้สาระ) อาจจะหมายถึงคุณกำลังติดปัญหา มีความเครียด หรือคุณอาจจะกำลังหนีปัญหาอะไรอยู่ก็ได้

    person holding white and black camera
    Photo by cottonbro on Pexels.com

    คำแนะนำ: จดบันทึกว่าเวลาหมดไปกับกิจกรรม หรืองานอะไรเป็นสวนใหญ่ที่ไม่ได้เกิดประโยชน์แล้วหาวิธีลดปริมาณงานประเภทนี้ลง พยายามเลิกนิสัยผลัดวันประกันพรุ่งให้ได้ และจำไว้ว่าการพักผ่อน หรือขี้เกียจบ้างในบางครั้งก็ไม่ได้เป็นสิ่งที่ผิด แต่ถ้ามากเกินไปนั่นแหละคือปัญหา

    ส่วนใครที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานประเภทที่สองก็ยินดีด้วยครับ ตอนนี้คุณเข้าใกล้เป้าหมายของคุณแล้ว พยายามรักษาความสม่ำเสมอ และท่องไว้ว่าทำงานสำคัญก่อนเสมอครับ

    ดูเพิ่มเติมรายการ The Secret Sauce จงทำเรื่องไม่ด่วน แต่สำคัญ เฟรมเวิร์กบริหารเวลาของ Eisenhower Matrix อธิบายไว้ละเอียดเลยครับ