Dwight D. Eisenhower เป็นผู้นำของกองทัพสหรัฐในช่วงสงครามโลกครั้งที่ 2 และเป็นประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกาซึ่งเป็นผู้ที่ได้ชื่อว่าเป็นคนที่มีความสามารถในการบริหารจัดการได้ดีมากคนหนึ่ง

ผลงานสำคัญในระหว่างที่ดำรงตำแหน่งประธานาธิบดีสองสมัยของสหรัฐอเมริกา เช่นการก่อตั้ง Interstate Highway System, ก่อตั้งองค์การ NASA, เซ็นร่างกฎหมายสิทธิมนุษยชนหลังจากจบสงครามกลางเมือง, จบสงครามเกาหลี, รวมอลาสก้า และฮาวายเข้าร่วมประเทศอเมริกา และการต่อสู้ในสงครามเย็นกับรัสเซีย

เหตุผลที่ Eisenhower สามารถประสบความสำเร็จอย่างสูงในการสร้างประโยชน์ให้กับประเทศ และโลก เพราะเขาเข้าใจความแตกต่างระหว่างความเร่งด่วน และความสำคัญ เขาเคยพูดในปี 1954 ที่มหาวิทยาลัยแห่งหนึ่ง “ผมมีปัญหาอยู่สองอย่างคืองานด่วน และงานสำคัญ งานด่วนไม่ใช่งานสำคัญ และงานสำคัญไม่เคยเร่งด่วน”

หลังจากนั้นอีก 3 ทศวรรษ Stephen Covey ได้นำวิธีบริหารเวลาของ Eisenhower มาพูดถึงในหนังสือขายดีของเขาที่ชื่อ 7 Habits of Highly Effective People โดยวิธีบริหาเวลาของ Eisenhower เป็นที่รู้จักในชื่ออื่นๆ เช่น Eisenhower Matrix, The Time Management Matrix, The Eisenhower Box, The Eisenhower Method, The Urgent-Important Matrix โดยวิธีบริหารเวลาของ Eisenhower นี้จะเป็นตัวช่วยให้เราต่อสู้กับงานเร่งด่วน ต่อสู้กับตัวทำลายเวลาในชีวิต และสร้างความโล่งใจในการทำตามเป้าหมาย

ลองใช้ Eisenhower Matrix ถ้าคุณ…

• พบว่าคุณใช้เวลาทำงานส่วนใหญ่ไปกับการดับไฟ (เป็นคำเปรียบเปรย หมายถึงงานเร่งด่วน)
• ทำงานเสร็จเยอะแต่รู้สึกว่างานไม่ส่งผลกับเป้าหมาย
• มีเป้าหมาย แต่ไม่ค่อยมีพลังหรืออยากทำตามเป้าหมาย
• ประสบปัญหาในการแจกจ่ายงานหรือปฏิเสธคำขอของคนอื่น
• อยากเป็นประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา

บทความนี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าทำไมจึงควรแยกให้ออกระหว่างงานด่วนกับงานที่สำคัญ และการนำ Eisenhower Matrix มาประยุกต์ใช้กับการทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายระยะยาว หรืองานที่ทำในแต่ละวัน

รู้จักกับ The Mere-Urgency Effect ต้นเหตุความผิดพลาดของจัดลำดับความสำคัญ

มีผลวิจัยของ The Journal of Consumer Research ที่ทำขึ้นเพื่อตรวจสอบว่าคนทั่วไปจะเลือกทำงานอะไรก่อนเมื่อมีงานทั้งสองแบบ แบบเร่งด่วน และงานสำคัญมีการทดลอง 5 แบบ โดยผู้ทำการทดสอบพบว่าผลที่ได้เหมือนกัน: คนให้ความสนใจกับงานที่มีระยะเวลามากกว่างานที่มีงานด่วนน้อยกว่า แม้ว่างานที่ไม่เร่งด่วนนั้นจะให้รางวัลตอบแทนมากกว่า ในทางจิตวิทยาเรียกปรากฎการณ์นี้ว่า The Mere-Urgency Effect เป็นการอธิบายว่าทำไมเราถึงมักทำผิดพลาดในการจัดลำดับความสำคัญ ทั้งการจัดการงาน และเวลา คนส่วนใหญ่ให้ความสำคัญกับงานที่มีกำหนดการ (deadline) มากกว่างานที่ไม่ได้กำหนดระยะเวลาแต่ส่งผลในระยะยาว

The Mere-Urgency Effect มักจะพบได้บ่อยในคนที่บอกว่าตัวเองเป็นคนยุ่ง ในการทดลองนี้พบว่าคนที่คิดว่าตัวเองยุ่งจะเลือกทำงานเร่งด่วนที่ส่งผลน้อยก่อน เพราะพวกเขาได้กำหนดเวลาให้กับงานนั้นแล้ว และเมื่องานกำลังจะเสร็จเรียบร้อย พวกเขาก็จะหางานอื่นมาทำเพื่อให้ตัวเองยังรู้สึกยุ่งอยู่

ในทางกลับกัน ถ้าให้ผู้เข้ารับการทดสอบเห็นผลที่จะตามมาจากสิ่งที่พวกเขาเลือก คนส่วนใหญ่จะเลือกงานที่สำคัญมากกว่างานที่เร่งด่วน จากการทดสอบนี้แนะนำให้เราคอยทบทวนเป้าหมายระยะยาวบ่อยๆ จะช่วยให้เราสามารถเอาชนะกับดักความเร่งด่วน และให้ความสำคัญกับงานสำคัญมากกว่าได้

The Eisenhower Matrix – งานเร่งด่วน VS งานสำคัญ

The Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่จะช่วยในการตัดสินใจในการทำงานในแต่ละวันว่าจะทำสิ่งที่ส่งผลต่อเป้าหมาย หรือความต้องการของชีวิต ไม่ใช่แค่ปริมาณงานที่ทำเสร็จ โดยมีการแบ่งงานเป็นสองประเภทระหว่างงานสำคัญ และงานเร่งด่วน โดยงานทั้งหมดจะถูกแบ่งเป็น 4 กลุ่มได้แก่

• สำคัญ+เร่งด่วน งาน หรือโปรเจ็คที่จะต้องทำให้เสร็จตอนนี้
• สำคัญ+ไม่เร่งด่วน งาน หรือโปรเจ็คที่ต้องวางแผนที่จะลงมือทำ
• ไม่สำคัญ+เร่งด่วน งาน หรือโปรเจ็คที่สามารถกระจายไปให้คนอื่นทำ
• ไม่สำคัญ+ไม่เร่งด่วน คืองานที่เสียเวลาที่จะทำ เพราะไม่ได้ส่งผลอะไร ถ้าเลือกได้ควรตัดออก

ในความเป็นจริงแล้วการแยกแยะว่างานชิ้นไหนเป็นงานสำคัญไม่สำคัญ หรืองานไหนเร่งด่วน ไม่เร่งด่วนนั้นทำได้ยาก Steven Covey ได้แบ่งไว้ตามนี้

งานเร่งด่วน คืองานที่ต้องการการทำทันที ต้องการการทำหรือสนใจตอนนี้ ส่วนใหญ่แล้วมักจะเป็นงานที่ยังทำไม่เสร็จ งานด่วนไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ เสียเวลาทำมาก ทำให้เกิดความเครียด และทำให้เบิร์นเอาท์ได้
งานสำคัญ คืองานที่ส่งผลต่อเป้าหมายระยะยาว ต้องการการวางแผน และคิดให้มาก เมื่อคุณสนใจงานสำคัญ สามารถควบคุมได้ทั้งเวลา พลังงาน และความสนใจได้ งานสำคัญต้องกำหนดเอง ไม่มีใครมาช่วยกำหนดให้ได้

บทความนี้ผมแปลจาก The Eisenhower Matrix Avoid the “Urgency Trap” with Dwight D. Eisenhower’s famous prioritization framework บทความเต็มๆ ค่อนข้างยาวครับจึงขอแบ่งเป็นหลายๆ บท ถ้าใครถนัดภาษาอังกฤษก็สามารถตามไปอ่านจากต้นทางได้เลย ส่วนใครไม่ถนัด หรือรอได้ก็ติดตามอ่านได้จากแท็ก the-eisenhower-matrix ครับ