หลังจากได้รู้จักความเป็นมาของ The Eisenhower Matrix และรู้จักกันแบบคร่าวๆ แล้ว วันนี้มาทำความรู้จักงานทั้ง 4 ประเภทแบบละเอียดมากขึ้นอีกนิดดีกว่า

งานประเภทที่หนึ่ง: ทั้งสำคัญ และเร่งด่วน

งานประเภทนี้ต้องการการลงมือทำอย่างรวดเร็ว เป็นงานที่มีเดดไลน์ ส่วนใหญ่มาจากปัจจัยอื่น หรือคนอื่น หรืออาจจะเป็นงานที่เราหลีกเลี่ยงที่จะทำมันมาเรื่อยๆ จนถึงเวลาที่จำเป็นจริงๆ แล้ว ไม่ว่าจะมาจากไหนมันก็ต้องการการทำทันที

ตัวอย่างงานสำคัญ และเร่งด่วน

• ต้องมาทำงานแทนเพื่อนที่ลาป่วย
• รถติดบนถนนจากอุบัติเหตุด้านหน้า
• ท่อน้ำในห้องครัวแตกทำให้น้ำท่วมห้องครัว
• ลูกค้ามาคอมเพลน
• หัวหน้าจ่ายงานด่วน

งานประเภทนี้เป็นงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะมันเป็นงานสำคัญ ถึงปัญหาอาจจะไม่ได้มาจากตัวเรา แต่เมื่อมาถึงตัวเราแล้วก็ต้องทำงานแบบนี้ให้สำเร็จให้ได้

งานประเภทนี้ถ้ามีมาบ่อยๆ อาจจะทำให้เบิร์นเอาท์ได้ ถ้ามีบ่อยๆ อาจจะต้องหาสาเหตุที่จะหลีกเลียง

ประเภทที่สอง: สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน

งานที่ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญคืองานที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายระยะยาวได้ เป็นงานที่อาจจะไม่มีเดดไลน์ หรือบางครั้งอาจจะเป็นงานที่ต้องทำไปตลอด จึงมักเป็นงานที่ถูกมองข้าม และถูกเลื่อน หรือยกเลิกไปเมื่อถูกงานเร่งด่วนมาแทรก แต่งานประเภทที่สองนี้แหละ คืองานที่ส่งผลต่อเป้าหมายของคุณมากที่สุด

ตัวอย่างงานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน

• วางแผนการทำโปรเจ็ค
• งานตรวจเช็คทั่วไป (Preventive Maintenance)
• สร้างคอนเนคชั่นกับคนอื่น
• เรียนรู้สิ่งใหม่ๆ เพื่อพัฒนาการทำงาน
• ออกกำลังกาย หรือการดูแลสุขภาพในแต่ละวัน

Steven Covey บอกไว้ว่างานประเภทที่ 2 นี้แหละที่เราควรให้ความสำคัญมากที่สุด เพราะมันคืองานที่ส่งผลระยะยาว และจะช่วยพัฒนาตัวเรา คนที่รู้จักการให้ความสำคัญกับงานประเภทนี้คือคนที่มีความคิดในเชิงรุก หรือเรียกว่า Proactive นั่นเอง รวมถึงเป็นคนมองการณ์ไกลมองเห็นเป้าหมายระยะยาวของตัวเองด้วย ข้อดีของงานประเภทนี้คือคุณสามารถทำงานประเภทนี้โดยปราศจากความกดดันเพราะมันไม่เร่งด่วนนั่นเอง และข้อดีของการให้ความสำคัญกับงานประเภทนี้อีกอย่างก็คือ ในระยะยาวจะทำให้งานประเภทที่หนึ่ง หรืองานที่ทั้งสำคัญ และเร่งด่วนลดลงด้วย ยกตัวอย่างง่ายๆ ถ้าคุณเอารถเข้าศูนย์ตรวจเช็คเป็นระยะ โอกาสที่รถคุณจะเสียกลางถนนก็จะลดลง

งานประเภทที่สาม: ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน

งานประเภทนี้ส่วนใหญ่แล้วจะมาจากคนอื่นที่ส่งมาให้เราทำ ซึ่งน่าจะเดาได้ไม่ยากว่างานประเภทนี้นอกจากจะทำให้คุณงานยุ่งอย่างไม่มีเหตุผลแล้ว ยังไม่ได้ส่งผลต่อเป้าหมายระยะยาวของคุณเลย หรือส่งผลน้อยมากๆ

ตัวอย่างงานที่ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน

• การถูกรบกวนจากเพื่อนร่วมงาน
• การเปิดดูโทรศัพท์ ทั้งๆ ที่พึ่งจะเช็คไปเมื่อ 5 นาทีที่แล้ว
• การตอบข้อความ อีเมล หรือโพสบนโซเชียลในข้อความที่ไม่ได้สำคัญอะไร
• การเข้าประชุมบางหัวข้อที่ควรจะส่งอีเมลก็ได้

งานประเภทที่สามที่แหละ คือ Mere Urgency Effect ที่เราพูดถึงกันในบทก่อนหน้านี้ มันคืองานทั่วๆ ไปที่เข้ามาในแต่ละวัน ส่วนใหญ่เป็นงานเร่งด่วนแต่อาจจะเป็นงานของคนอื่น และบางครั้งเป็นงานที่คุณไม่ได้อยากทำ การทำงานประเภทนี้มากๆ จะเหมือนกับคุณไม่ได้ควบคุมชีวิตของตัวเอง

Steven Covey ก็ได้แนะนำเกี่ยวกับงานประเภทนี้ว่าเราควรแจกจ่ายงานประเภทนี้ให้คนอื่นทำให้ได้มากที่สุด หรือแม้แต่การนำเอาเทคโนโลยีมาช่วยก็ได้เช่นกัน

ถ้าคุณไม่สามารถแจกจ่ายให้คนอื่นทำได้จริงๆ ก็ลองทำแบบนี้

• ปิดเสียง ปิดการแจ้งเตือนจากแอพต่างๆ ตอนกำลังทำงาน
• ทำความเข้าใจกับเพื่อนร่วมงานที่เอางานเข้ามาแทรกว่าเรามีเวลาทำได้ตอนไหน และใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ ไม่ควรมากกว่านี้
• วางแผนสำหรับงานประเภทนี้ไว้ทำตอนท้ายๆ หลังจากที่ทำงานสำคัญๆ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ไม่ควรเริ่มทำในตอนเช้าที่ยังมีแรง
• ต่อรองกับหัวหน้าเรื่องปริมาณงานที่ได้รับ
• ลองปฎิเสธดูบ้าง

ประเภทที่สี่: ทั้งไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน

พูดง่ายๆ คืองานที่ทำไปก็เสียเวลาเปล่าๆ ไม่ได้ส่งผลอะไรต่อเป้าหมายในชีวิตคุณเลย แต่อาจจะเป็นสิ่งที่กินเวลาได้เป็นวันๆ

ตัวอย่างงาน หรือกิจกรรมประเภทนี้ งานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน

• ดูทีวี ดูซีรี่เป็นชั่วโมงๆ
• เช็คหน้าจอเล่นโซเชียลไปเรื่อยๆ แบบไร้จุดหมาย
• การนั่งเคลียร์อีเมล แทนที่จะตอบอีเมลสำคัญๆ
• การช้อปปิ้ง หรือซื้อของลดราคาออนไลน์

โดยปกติแล้วงานประเภทนี้สามารถทำไปได้เรื่อยๆ โดยไร้จุดหมาย

แต่อย่าพึ่งเข้าใจผิด คนเราต้องการการพักผ่อนแน่นอนอยู่แล้ว แม้แต่ Eisenhower ผู้คิดค้น The Eisenhower Matrix เองก็มีช่วงเวลาพักผ่อนอย่างการตีกอล์ฟในออฟฟิศเช่นกัน แต่สิ่งสำคัญคือเราต้องรู้จักการแบ่งเวลาให้การพักผ่อน ไม่อย่างนั้นกิจกรรมพวกนี้นี้แหละจะกินเวลา และพลังงานของคุณไปจนหมด จนไม่เหลือให้กับงานที่ควรจะทำจริงๆ

มีการศึกษาพบว่าในคนทำงานที่มีการทำกิจกรรมอย่างออกกำลังกาย หรือเป็นอาสาสมัครช่วยเหลือผู้อื่นจะส่งผลให้มีแรงบันดาลใจในการทำงานมากขึ้นในวันถัดไป หรือพนังานที่พักผ่อนโดยการเล่นโยคะ การทำสมาธิ หรือฟังเพลงจะมีแนวโน้มที่จะใจเย็น และสงบมากขึ้น แต่กิจกรรมเหล่านี้จะส่งผลดีเมื่อทำในปริมาณที่พอดีๆ ถ้าทำกิจกรรมเหล่านี้มากเกินไปก็จะส่งผลเสียต่อผลการทำงานเช่นกัน

โดยสรุปสำหรับงานทั้งสี่ประเภทนี้คือ พยายามลดงานประเภทที่หนึ่ง โดยการให้ความสำคัญกับงานประเภทที่สองให้มากๆ และพยายามลดงานประเภทที่สามโดยการแจกจ่ายให้คนอื่นทำ หรือปฏิเสธไปบ้าง และพยายามหลีกเลี่ยงงานประเภทสุดท้ายให้มากที่สุด