หลังจากที่เราได้รู้จักรายละเอียดของงานทั้ง 4 ประเภทของ The Eisenhower Matrix กันแล้ว งานที่เราควรให้ความสำคัญมากที่สุด คืองานประเภทที่สอง หรืองานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน งานประเภทนี้ส่งผลหลายๆ อย่างเช่น ทำให้คุณบรรลุเป้าหมายระยะยาวในการทำงาน หรือในชีวิตได้ และยังช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดงานประเภทที่หนึ่งได้ด้วย

ขั้นแรกเลยเราต้องประเมิณตัวเองก่อน ว่าตอนนี้เราอยู่ในระดับไหน หรือใช้เวลาในการทำงานแบบไหนมากที่สุด การจดบันทึก และการทำ To-Do ช่วยได้ ภายในหนึ่งสัปดาห์ลองวางแผนการทำงานของตัวเองแบบละเอียด แล้วลองถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้

• งานนี้คืองานด่วนหรือเปล่า
• งานนี้คืองานสำคัญหรือเปล่า

จำไว้ว่าการตัดสินใจนี้คุณต้องตัดสินใจด้วยตัวเองเท่านั้น ไม่ใช่เพราะคนอื่นมาบอก (เพราะส่วนใหญ่แล้วงานคนอื่นก็ด่วนทั้งนั้นแหละ)

หลังจากแบ่งประเภทงานจากคำถามด้านบนนี้แล้ว ลองดูว่าคุณหมดเวลาส่วนใหญ่ไปกับงานประเภทไหนมากกว่ากัน แล้วคุณพอใจกับผลงานปัจจุบันหรือยัง

ถ้าเวลาของคุณหมดไปกับงานประเภทที่หนึ่ง

สำหรับคนที่มีงานสำคัญ และเร่งด่วนเยอะๆ แนะนำให้วางแผนการทำงานให้มากขึ้น เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้

คำแนะนำ: วางแผนงานสำหรับแต่ละสัปดาห์ หรืออย่างน้อยก็แต่ละเดือนให้สอดคล้องกับเป้าหมายหลักของคุณ เมื่อจบแต่ละสัปดาห์ก็ต้องดูผลของสัปดาห์นั้นๆ ว่าแผนที่วางไว้นั้นได้ผลแค่ไหน และปรับปรุงให้ดีขึ้นในสัปดาห์ต่อไป ถ้างานสำคัญ และเร่งด่วนมาจากปัจจัยอื่นที่ไม่ใช่ตัวคุณ ให้ลองคิดว่าจะป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์แบบนี้ได้ยังไงบ้าง การวางแผนการทำงานต้องเพิ่มความ Proactive ให้มากขึ้นเพื่อป้องกันงานเร่งด่วนที่จะเข้ามาให้ได้มากที่สุด

ถ้าเวลาส่วนใหญ่คุณใช้กับงานประเภทที่สาม

งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน ต้องฝึกแจกจ่ายงานให้กับคนอื่น หรือนำเทคโนโลยีหรือเครื่องทุ่นแรงมาช่วย พยายามจำกัดเวลาที่จะทำงานประเภทนี้ให้น้อยลง

คำแนะนำ: การวางแผนยังคงจำเป็น และที่สำคัญคือเขียนแผนออกมาให้ละเอียดว่าจะลดปริมาณของงานประเภทนี้ได้ยังไงบ้าง สามารถแจกจ่ายให้ใครได้บ้าง จะปฏิเสธแบบไหนได้ หรืออาจจะรวมงานประเภทนี้แล้วทำพร้อมๆ กันในเวลาว่างๆ ก็ได้

ถ้าคุณใช้เวลากับงาน หรือกิจกรรมประเภทที่สี่

หมายถึงงานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน (และบางครั้งอาจะไร้สาระ) อาจจะหมายถึงคุณกำลังติดปัญหา มีความเครียด หรือคุณอาจจะกำลังหนีปัญหาอะไรอยู่ก็ได้

คำแนะนำ: จดบันทึกว่าเวลาหมดไปกับกิจกรรม หรืองานอะไรเป็นสวนใหญ่ที่ไม่ได้เกิดประโยชน์แล้วหาวิธีลดปริมาณงานประเภทนี้ลง พยายามเลิกนิสัยผลัดวันประกันพรุ่งให้ได้ และจำไว้ว่าการพักผ่อน หรือขี้เกียจบ้างในบางครั้งก็ไม่ได้เป็นสิ่งที่ผิด แต่ถ้ามากเกินไปนั่นแหละคือปัญหา

ส่วนใครที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานประเภทที่สองก็ยินดีด้วยครับ ตอนนี้คุณเข้าใกล้เป้าหมายของคุณแล้ว พยายามรักษาความสม่ำเสมอ และท่องไว้ว่าทำงานสำคัญก่อนเสมอครับ

ดูเพิ่มเติมรายการ The Secret Sauce จงทำเรื่องไม่ด่วน แต่สำคัญ เฟรมเวิร์กบริหารเวลาของ Eisenhower Matrix อธิบายไว้ละเอียดเลยครับ