สำหรับคนที่ไม่เคยทำ To-Do List มาก่อนอาจจะไม่แน่ใจว่าจะเริ่มจากตรงไหนดี เทคนิคเล็กๆ น้อยๆ วันนี้จะช่วยให้คุณใช้งาน To-Do List ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
1. เขียนทุกอย่างที่คิดออก
ใครที่เจอปัญหาคิดไอเดียอะไรออกแล้วมักจะลืมบ่อยๆ หรือมีสิ่งที่ตัองทำเยอะๆ และมักจะพบว่าตัวเองไม่มีสมาธิ ทำอะไรหลายๆ อย่างพร้อมกัน บางครั้งอาจจะมีความกังวลว่าตัวเองกำลังลืมทำอะไรที่สำคัญหรือเปล่า แนะนำให้จดทุกอย่างออกมา การจดบันทึกจะช่วยให้คุณลดความกังวลลงได้ และช่วยให้เห็นภาพชัดขึ้นว่าควรจะโฟกัสที่อะไรครับ หลังจากลองเขียนทุกอย่างออกมาคุณอาจจะพบว่าสิ่งที่คุณต้องการทำจริงๆ อาจจะมีแค่ 3 อย่าง 5 อย่าง หรืออาจจะมีเป็นสิบๆ อย่างเลยก็ได้ ตัวอย่างรายการที่สามารถเขียนได้เช่น โทรไปตามงานคนนี้, อ่านอีเมลฉบับนี้ หรือจะเขียนสิ่งที่กำลังกวนใจคุณอยู่ก็ได้ เช่น เตรียมงานประชุมสำหรับสัปดาห์หน้า สรุปคือทุกอย่างนั่นเอง
สำหรับงาน หรือรายการสิ่งที่ต้องทำ แนะนำให้เขียนเป็นหัวข้อง่ายๆ เป้าหมายในการเขียน To-Do list คือการเตือนความจำคุณเท่านั้น ไม่ได้ส่งให้ใครดู แต่ถ้ากลัวจะจำไม่ได้ก็ให้เขียนละเอียดไปเลยก็ไม่ได้ผิดครับ เช่น การเขียนว่าโทรหาลูกค้า ในกรณีที่คุณจำได้อยู่แล้วว่าต้องการโทรหาเพื่ออะไร การจดนี้เพื่อเตือนไม่ให้ลืมโทรหาลูกค้าเท่านั้น แต่ถ้ากลัวจะจำไม่ได้จริงๆ ก็อาจจะเขียนละเอียดได้เลยเช่น โทรหาคุณสมปองคุยเรื่องสินค้าที่มีปัญหา
หลังจากเขียนทุกอย่างที่คิดออกมาแล้วก็แค่ลงมือทำทีละอย่าง แค่นั้นเอง
2. ตั้ง Due Date ให้งานแต่ละงาน
ใครที่เป็นคนชอบผลัดวันประกันพรุ่ง แนะนำให้ตั้ง Due Date ให้งานแต่ละงานว่างานนี้อยากให้เสร็จวันไหน หลังจากที่เขียนรายการทั้งหมดออกมาแล้ว ถ้าไม่มีการตั้ง Due Date คุณอาจจะเจอปัญหาว่างานบางงานไม่ได้ทำซักทีทั้งๆ ที่งานก็ไม่ได้ยุ่งมากขนาดนั้น โดยงานที่คนเรามักจะมองข้ามบ่อยๆ ส่วนใหญ่แล้วมักจะเป็นงานสำคัญครับ เพราะบางครั้งอาจจะเป็นงานที่เราไม่อยากทำ หรือลำบากใจที่จะทำนั่นเอง การตั้ง Due Date จะช่วยส่วนนี้ได้ ที่สำคัญคือต้องมีเป้าหมาย ส่วนเมื่อถึงเวลาอาจจะทำได้ หรือไม่ได้ก็สามารถเลื่อนได้
สำหรับคนที่มีงานเยอะๆ ไม่รู้ว่าจะทำงานไหนก่อนดีก็อย่าลืมเริ่มพิจารณาจากงานสำคัญก่อนครับ
3. แบ่งงานใหญ่ๆ เป็นงานย่อยๆ
บางครั้งสิ่งที่ต้องทำอาจจะเป็นโปรเจ็คขนาดใหญ่ อาจจะเป็นไปไม่ได้ที่จะทำเสร็จในวันเดียว หรือชั่วโมงเดียว สิ่งที่ผมแนะนำคือ พยายามย่อยงานใหญ่ๆ เหล่านั้นออกเป็นส่วนย่อยๆ ให้ได้มากที่สุด เช่นคุณอาจจะมีโปรเจ็คในการเปิดเพจ Facebook เพื่อลงโฆษณาโปรโมทสินค้าใหม่ของบริษัท ซึ่งมีขั้นตอนเยอะมากๆ โดยเป้าหมายที่ต้องการคือ มีโฆษณาสินค้าใหม่อยู่บน Facebook ของบริษัท ขั้นตอนก็จะมีตั้งแต่ สมัคร Facebook, เปิดเพจ, ตั้งแอดมินเพจ, ตั้งรูปโปรไฟล์, ตั้งรูป Cover, ออกแบบภาพสินค้า, ออกแบบคำโฆษณา, ยิงโฆษณา ฯลฯ ซึ้งทั้งหมดไม่จำเป็นต้องทำเสร็จในขั้นตอนเดียว วิธีง่ายๆ ก็คือเราต้องแบ่งขั้นตอนตั้งแต่ 1-10 หรือ 1-100 แล้วลงมือทำทีละอย่างนั่นเอง
งานที่ย่อยออกมาแล้วควรจะใช้เวลาทำประมาณ 5-15 นาทีจะดีที่สุด
4. จัดตารางงานตามความเป็นจริง
สำหรับคนที่ทำงานมาระยะนึงคงจะรู้ความสามารถของตัวเองดีว่างานชิ้นนึงจะใช้เวลาทำนานแค่ไหน และวันๆ นึงเราจะทำงานได้เสร็จซักกี่งาน การจัดตารางการทำงานก็ควรจะจัดตามความเป็นจริงไม่หลอกตัวเอง เช่น เราสามารถทำงานได้วันละ 5 อย่างก็ไม่ควรจะจัดตารางว่าวันนี้จะทำงาน 20 อย่างเป็นต้น นอกจากคุณจะรู้อยู่แล้วว่ามันเป็นไปไม่ได้ เมื่อจบวันจริงๆ แล้วไม่สามารถทำงานเสร็จ 20 อย่างตามที่ตั้งใจไว้ ก็จะทำให้เสียกำลังใจ และเกิดอาการ overload ในที่สุด
แนะนำการจัดตารางงานในแต่ละวันประมาณ 5-10 งาน และอย่าลืมเผื่อเวลาพัก และเวลาที่อาจจะมีงานอื่นเข้ามาแทรกด้วยครับ
ทั้ง 4 ข้อคือเทคนิคการใช้งาน To-Do List อย่างมีประสิทธิภาพที่ผมใช้เอง ใช้ได้กับการทำ To-Do ทุกแบบ ไม่ได้จำกัดแค่ใน Todoist ใครมีเทคนิคดีๆ ก็แชร์ใน comment ได้นะครับ
