TEM | ให้ความสำคัญกับงานสำคัญ

หลังจากที่เราได้รู้จักรายละเอียดของงานทั้ง 4 ประเภทของ The Eisenhower Matrix กันแล้ว งานที่เราควรให้ความสำคัญมากที่สุด คืองานประเภทที่สอง หรืองานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน งานประเภทนี้ส่งผลหลายๆ อย่างเช่น ทำให้คุณบรรลุเป้าหมายระยะยาวในการทำงาน หรือในชีวิตได้ และยังช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดงานประเภทที่หนึ่งได้ด้วย

person holding blue and clear ballpoint pen
Photo by Lukas on Pexels.com

ขั้นแรกเลยเราต้องประเมิณตัวเองก่อน ว่าตอนนี้เราอยู่ในระดับไหน หรือใช้เวลาในการทำงานแบบไหนมากที่สุด การจดบันทึก และการทำ To-Do ช่วยได้ ภายในหนึ่งสัปดาห์ลองวางแผนการทำงานของตัวเองแบบละเอียด แล้วลองถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้

  • งานนี้คืองานด่วนหรือเปล่า
  • งานนี้คืองานสำคัญหรือเปล่า

จำไว้ว่าการตัดสินใจนี้คุณต้องตัดสินใจด้วยตัวเองเท่านั้น ไม่ใช่เพราะคนอื่นมาบอก (เพราะส่วนใหญ่แล้วงานคนอื่นก็ด่วนทั้งนั้นแหละ)

หลังจากแบ่งประเภทงานจากคำถามด้านบนนี้แล้ว ลองดูว่าคุณหมดเวลาส่วนใหญ่ไปกับงานประเภทไหนมากกว่ากัน แล้วคุณพอใจกับผลงานปัจจุบันหรือยัง

ถ้าเวลาของคุณหมดไปกับงานประเภทที่หนึ่ง

สำหรับคนที่มีงานสำคัญ และเร่งด่วนเยอะๆ แนะนำให้วางแผนการทำงานให้มากขึ้น เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้

คำแนะนำ: วางแผนงานสำหรับแต่ละสัปดาห์ หรืออย่างน้อยก็แต่ละเดือนให้สอดคล้องกับเป้าหมายหลักของคุณ เมื่อจบแต่ละสัปดาห์ก็ต้องดูผลของสัปดาห์นั้นๆ ว่าแผนที่วางไว้นั้นได้ผลแค่ไหน และปรับปรุงให้ดีขึ้นในสัปดาห์ต่อไป ถ้างานสำคัญ และเร่งด่วนมาจากปัจจัยอื่นที่ไม่ใช่ตัวคุณ ให้ลองคิดว่าจะป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์แบบนี้ได้ยังไงบ้าง การวางแผนการทำงานต้องเพิ่มความ Proactive ให้มากขึ้นเพื่อป้องกันงานเร่งด่วนที่จะเข้ามาให้ได้มากที่สุด

ถ้าเวลาส่วนใหญ่คุณใช้กับงานประเภทที่สาม

งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน ต้องฝึกแจกจ่ายงานให้กับคนอื่น หรือนำเทคโนโลยีหรือเครื่องทุ่นแรงมาช่วย พยายามจำกัดเวลาที่จะทำงานประเภทนี้ให้น้อยลง

คำแนะนำ: การวางแผนยังคงจำเป็น และที่สำคัญคือเขียนแผนออกมาให้ละเอียดว่าจะลดปริมาณของงานประเภทนี้ได้ยังไงบ้าง สามารถแจกจ่ายให้ใครได้บ้าง จะปฏิเสธแบบไหนได้ หรืออาจจะรวมงานประเภทนี้แล้วทำพร้อมๆ กันในเวลาว่างๆ ก็ได้

ถ้าคุณใช้เวลากับงาน หรือกิจกรรมประเภทที่สี่

หมายถึงงานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน (และบางครั้งอาจะไร้สาระ) อาจจะหมายถึงคุณกำลังติดปัญหา มีความเครียด หรือคุณอาจจะกำลังหนีปัญหาอะไรอยู่ก็ได้

person holding white and black camera
Photo by cottonbro on Pexels.com

คำแนะนำ: จดบันทึกว่าเวลาหมดไปกับกิจกรรม หรืองานอะไรเป็นสวนใหญ่ที่ไม่ได้เกิดประโยชน์แล้วหาวิธีลดปริมาณงานประเภทนี้ลง พยายามเลิกนิสัยผลัดวันประกันพรุ่งให้ได้ และจำไว้ว่าการพักผ่อน หรือขี้เกียจบ้างในบางครั้งก็ไม่ได้เป็นสิ่งที่ผิด แต่ถ้ามากเกินไปนั่นแหละคือปัญหา

ส่วนใครที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานประเภทที่สองก็ยินดีด้วยครับ ตอนนี้คุณเข้าใกล้เป้าหมายของคุณแล้ว พยายามรักษาความสม่ำเสมอ และท่องไว้ว่าทำงานสำคัญก่อนเสมอครับ

ดูเพิ่มเติมรายการ The Secret Sauce จงทำเรื่องไม่ด่วน แต่สำคัญ เฟรมเวิร์กบริหารเวลาของ Eisenhower Matrix อธิบายไว้ละเอียดเลยครับ

By |2021-01-29T01:30:18+07:002021-01-20|Tags: , |Comments Off on TEM | ให้ความสำคัญกับงานสำคัญ

TEM | งานทั้ง 4 ประเภท

หลังจากได้รู้จักความเป็นมาของ The Eisenhower Matrix และรู้จักกันแบบคร่าวๆ แล้ว วันนี้มาทำความรู้จักงานทั้ง 4 ประเภทแบบละเอียดมากขึ้นอีกนิดดีกว่า

งานประเภทที่หนึ่ง: ทั้งสำคัญ และเร่งด่วน

งานประเภทนี้ต้องการการลงมือทำอย่างรวดเร็ว เป็นงานที่มีเดดไลน์ ส่วนใหญ่มาจากปัจจัยอื่น หรือคนอื่น หรืออาจจะเป็นงานที่เราหลีกเลี่ยงที่จะทำมันมาเรื่อยๆ จนถึงเวลาที่จำเป็นจริงๆ แล้ว ไม่ว่าจะมาจากไหนมันก็ต้องการการทำทันที

ตัวอย่างงานสำคัญ และเร่งด่วน

  • ต้องมาทำงานแทนเพื่อนที่ลาป่วย
  • รถติดบนถนนจากอุบัติเหตุด้านหน้า
  • ท่อน้ำในห้องครัวแตกทำให้น้ำท่วมห้องครัว
  • ลูกค้ามาคอมเพลน
  • หัวหน้าจ่ายงานด่วน

งานประเภทนี้เป็นงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะมันเป็นงานสำคัญ ถึงปัญหาอาจจะไม่ได้มาจากตัวเรา แต่เมื่อมาถึงตัวเราแล้วก็ต้องทำงานแบบนี้ให้สำเร็จให้ได้

งานประเภทนี้ถ้ามีมาบ่อยๆ อาจจะทำให้เบิร์นเอาท์ได้ ถ้ามีบ่อยๆ อาจจะต้องหาสาเหตุที่จะหลีกเลียง

ประเภทที่สอง: สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน

งานที่ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญคืองานที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายระยะยาวได้ เป็นงานที่อาจจะไม่มีเดดไลน์ หรือบางครั้งอาจจะเป็นงานที่ต้องทำไปตลอด จึงมักเป็นงานที่ถูกมองข้าม และถูกเลื่อน หรือยกเลิกไปเมื่อถูกงานเร่งด่วนมาแทรก แต่งานประเภทที่สองนี้แหละ คืองานที่ส่งผลต่อเป้าหมายของคุณมากที่สุด

man wearing black and white stripe shirt looking at white printer papers on the wall
Photo by Startup Stock Photos on Pexels.com

ตัวอย่างงานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน

  • วางแผนการทำโปรเจ็ค
  • งานตรวจเช็คทั่วไป (Preventive Maintenance)
  • สร้างคอนเนคชั่นกับคนอื่น
  • เรียนรู้สิ่งใหม่ๆ เพื่อพัฒนาการทำงาน
  • ออกกำลังกาย หรือการดูแลสุขภาพในแต่ละวัน

Steven Covey บอกไว้ว่างานประเภทที่ 2 นี้แหละที่เราควรให้ความสำคัญมากที่สุด เพราะมันคืองานที่ส่งผลระยะยาว และจะช่วยพัฒนาตัวเรา คนที่รู้จักการให้ความสำคัญกับงานประเภทนี้คือคนที่มีความคิดในเชิงรุก หรือเรียกว่า Proactive นั่นเอง รวมถึงเป็นคนมองการณ์ไกลมองเห็นเป้าหมายระยะยาวของตัวเองด้วย ข้อดีของงานประเภทนี้คือคุณสามารถทำงานประเภทนี้โดยปราศจากความกดดันเพราะมันไม่เร่งด่วนนั่นเอง และข้อดีของการให้ความสำคัญกับงานประเภทนี้อีกอย่างก็คือ ในระยะยาวจะทำให้งานประเภทที่หนึ่ง หรืองานที่ทั้งสำคัญ และเร่งด่วนลดลงด้วย ยกตัวอย่างง่ายๆ ถ้าคุณเอารถเข้าศูนย์ตรวจเช็คเป็นระยะ โอกาสที่รถคุณจะเสียกลางถนนก็จะลดลง

งานประเภทที่สาม: ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน

งานประเภทนี้ส่วนใหญ่แล้วจะมาจากคนอื่นที่ส่งมาให้เราทำ ซึ่งน่าจะเดาได้ไม่ยากว่างานประเภทนี้นอกจากจะทำให้คุณงานยุ่งอย่างไม่มีเหตุผลแล้ว ยังไม่ได้ส่งผลต่อเป้าหมายระยะยาวของคุณเลย หรือส่งผลน้อยมากๆ

ตัวอย่างงานที่ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน

  • การถูกรบกวนจากเพื่อนร่วมงาน
  • การเปิดดูโทรศัพท์ ทั้งๆ ที่พึ่งจะเช็คไปเมื่อ 5 นาทีที่แล้ว
  • การตอบข้อความ อีเมล หรือโพสบนโซเชียลในข้อความที่ไม่ได้สำคัญอะไร
  • การเข้าประชุมบางหัวข้อที่ควรจะส่งอีเมลก็ได้

งานประเภทที่สามที่แหละ คือ Mere Urgency Effect ที่เราพูดถึงกันในบทก่อนหน้านี้ มันคืองานทั่วๆ ไปที่เข้ามาในแต่ละวัน ส่วนใหญ่เป็นงานเร่งด่วนแต่อาจจะเป็นงานของคนอื่น และบางครั้งเป็นงานที่คุณไม่ได้อยากทำ การทำงานประเภทนี้มากๆ จะเหมือนกับคุณไม่ได้ควบคุมชีวิตของตัวเอง

Steven Covey ก็ได้แนะนำเกี่ยวกับงานประเภทนี้ว่าเราควรแจกจ่ายงานประเภทนี้ให้คนอื่นทำให้ได้มากที่สุด หรือแม้แต่การนำเอาเทคโนโลยีมาช่วยก็ได้เช่นกัน

positive students doing homework together
Photo by Armin Rimoldi on Pexels.com

ถ้าคุณไม่สามารถแจกจ่ายให้คนอื่นทำได้จริงๆ ก็ลองทำแบบนี้

  • ปิดเสียง ปิดการแจ้งเตือนจากแอพต่างๆ ตอนกำลังทำงาน
  • ทำความเข้าใจกับเพื่อนร่วมงานที่เอางานเข้ามาแทรกว่าเรามีเวลาทำได้ตอนไหน และใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ ไม่ควรมากกว่านี้
  • วางแผนสำหรับงานประเภทนี้ไว้ทำตอนท้ายๆ หลังจากที่ทำงานสำคัญๆ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ไม่ควรเริ่มทำในตอนเช้าที่ยังมีแรง
  • ต่อรองกับหัวหน้าเรื่องปริมาณงานที่ได้รับ
  • ลองปฎิเสธดูบ้าง

ประเภทที่สี่: ทั้งไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน

พูดง่ายๆ คืองานที่ทำไปก็เสียเวลาเปล่าๆ ไม่ได้ส่งผลอะไรต่อเป้าหมายในชีวิตคุณเลย แต่อาจจะเป็นสิ่งที่กินเวลาได้เป็นวันๆ

ตัวอย่างงาน หรือกิจกรรมประเภทนี้ งานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน

  • ดูทีวี ดูซีรี่เป็นชั่วโมงๆ
  • เช็คหน้าจอเล่นโซเชียลไปเรื่อยๆ แบบไร้จุดหมาย
  • การนั่งเคลียร์อีเมล แทนที่จะตอบอีเมลสำคัญๆ
  • การช้อปปิ้ง หรือซื้อของลดราคาออนไลน์

โดยปกติแล้วงานประเภทนี้สามารถทำไปได้เรื่อยๆ โดยไร้จุดหมาย

แต่อย่าพึ่งเข้าใจผิด คนเราต้องการการพักผ่อนแน่นอนอยู่แล้ว แม้แต่ Eisenhower ผู้คิดค้น The Eisenhower Matrix เองก็มีช่วงเวลาพักผ่อนอย่างการตีกอล์ฟในออฟฟิศเช่นกัน แต่สิ่งสำคัญคือเราต้องรู้จักการแบ่งเวลาให้การพักผ่อน ไม่อย่างนั้นกิจกรรมพวกนี้นี้แหละจะกินเวลา และพลังงานของคุณไปจนหมด จนไม่เหลือให้กับงานที่ควรจะทำจริงๆ

มีการศึกษาพบว่าในคนทำงานที่มีการทำกิจกรรมอย่างออกกำลังกาย หรือเป็นอาสาสมัครช่วยเหลือผู้อื่นจะส่งผลให้มีแรงบันดาลใจในการทำงานมากขึ้นในวันถัดไป หรือพนังานที่พักผ่อนโดยการเล่นโยคะ การทำสมาธิ หรือฟังเพลงจะมีแนวโน้มที่จะใจเย็น และสงบมากขึ้น แต่กิจกรรมเหล่านี้จะส่งผลดีเมื่อทำในปริมาณที่พอดีๆ ถ้าทำกิจกรรมเหล่านี้มากเกินไปก็จะส่งผลเสียต่อผลการทำงานเช่นกัน

โดยสรุปสำหรับงานทั้งสี่ประเภทนี้คือ พยายามลดงานประเภทที่หนึ่ง โดยการให้ความสำคัญกับงานประเภทที่สองให้มากๆ และพยายามลดงานประเภทที่สามโดยการแจกจ่ายให้คนอื่นทำ หรือปฏิเสธไปบ้าง และพยายามหลีกเลี่ยงงานประเภทสุดท้ายให้มากที่สุด

By |2021-01-26T00:54:59+07:002021-01-19|Tags: , |Comments Off on TEM | งานทั้ง 4 ประเภท

The Eisenhower Matrix

Dwight D. Eisenhower เป็นผู้นำของกองทัพสหรัฐในช่วงสงครามโลกครั้งที่ 2 และเป็นประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกาซึ่งเป็นผู้ที่ได้ชื่อว่าเป็นคนที่มีความสามารถในการบริหารจัดการได้ดีมากคนหนึ่ง

ผลงานสำคัญในระหว่างที่ดำรงตำแหน่งประธานาธิบดีสองสมัยของสหรัฐอเมริกา เช่นการก่อตั้ง Interstate Highway System, ก่อตั้งองค์การ NASA, เซ็นร่างกฎหมายสิทธิมนุษยชนหลังจากจบสงครามกลางเมือง, จบสงครามเกาหลี, รวมอลาสก้า และฮาวายเข้าร่วมประเทศอเมริกา และการต่อสู้ในสงครามเย็นกับรัสเซีย

เหตุผลที่ Eisenhower สามารถประสบความสำเร็จอย่างสูงในการสร้างประโยชน์ให้กับประเทศ และโลก เพราะเขาเข้าใจความแตกต่างระหว่างความเร่งด่วน และความสำคัญ เขาเคยพูดในปี 1954 ที่มหาวิทยาลัยแห่งหนึ่ง “ผมมีปัญหาอยู่สองอย่างคืองานด่วน และงานสำคัญ งานด่วนไม่ใช่งานสำคัญ และงานสำคัญไม่เคยเร่งด่วน”

หลังจากนั้นอีก 3 ทศวรรษ Stephen Covey ได้นำวิธีบริหารเวลาของ Eisenhower มาพูดถึงในหนังสือขายดีของเขาที่ชื่อ 7 Habits of Highly Effective People โดยวิธีบริหาเวลาของ Eisenhower เป็นที่รู้จักในชื่ออื่นๆ เช่น Eisenhower Matrix, The Time Management Matrix, The Eisenhower Box, The Eisenhower Method, The Urgent-Important Matrix โดยวิธีบริหารเวลาของ Eisenhower นี้จะเป็นตัวช่วยให้เราต่อสู้กับงานเร่งด่วน ต่อสู้กับตัวทำลายเวลาในชีวิต และสร้างความโล่งใจในการทำตามเป้าหมาย

ลองใช้ Eisenhower Matrix ถ้าคุณ…

  • พบว่าคุณใช้เวลาทำงานส่วนใหญ่ไปกับการดับไฟ (เป็นคำเปรียบเปรย หมายถึงงานเร่งด่วน)
  • ทำงานเสร็จเยอะแต่รู้สึกว่างานไม่ส่งผลกับเป้าหมาย
  • มีเป้าหมาย แต่ไม่ค่อยมีพลังหรืออยากทำตามเป้าหมาย
  • ประสบปัญหาในการแจกจ่ายงานหรือปฏิเสธคำขอของคนอื่น
  • อยากเป็นประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา

บทความนี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าทำไมจึงควรแยกให้ออกระหว่างงานด่วนกับงานที่สำคัญ และการนำ Eisenhower Matrix มาประยุกต์ใช้กับการทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายระยะยาว หรืองานที่ทำในแต่ละวัน

รู้จักกับ The Mere-Urgency Effect ต้นเหตุความผิดพลาดของจัดลำดับความสำคัญ

มีผลวิจัยของ The Journal of Consumer Research ที่ทำขึ้นเพื่อตรวจสอบว่าคนทั่วไปจะเลือกทำงานอะไรก่อนเมื่อมีงานทั้งสองแบบ แบบเร่งด่วน และงานสำคัญมีการทดลอง 5 แบบ โดยผู้ทำการทดสอบพบว่าผลที่ได้เหมือนกัน: คนให้ความสนใจกับงานที่มีระยะเวลามากกว่างานที่มีงานด่วนน้อยกว่า แม้ว่างานที่ไม่เร่งด่วนนั้นจะให้รางวัลตอบแทนมากกว่า ในทางจิตวิทยาเรียกปรากฎการณ์นี้ว่า The Mere-Urgency Effect เป็นการอธิบายว่าทำไมเราถึงมักทำผิดพลาดในการจัดลำดับความสำคัญ ทั้งการจัดการงาน และเวลา คนส่วนใหญ่ให้ความสำคัญกับงานที่มีกำหนดการ (deadline) มากกว่างานที่ไม่ได้กำหนดระยะเวลาแต่ส่งผลในระยะยาว

The Mere-Urgency Effect มักจะพบได้บ่อยในคนที่บอกว่าตัวเองเป็นคนยุ่ง ในการทดลองนี้พบว่าคนที่คิดว่าตัวเองยุ่งจะเลือกทำงานเร่งด่วนที่ส่งผลน้อยก่อน เพราะพวกเขาได้กำหนดเวลาให้กับงานนั้นแล้ว และเมื่องานกำลังจะเสร็จเรียบร้อย พวกเขาก็จะหางานอื่นมาทำเพื่อให้ตัวเองยังรู้สึกยุ่งอยู่

ในทางกลับกัน ถ้าให้ผู้เข้ารับการทดสอบเห็นผลที่จะตามมาจากสิ่งที่พวกเขาเลือก คนส่วนใหญ่จะเลือกงานที่สำคัญมากกว่างานที่เร่งด่วน จากการทดสอบนี้แนะนำให้เราคอยทบทวนเป้าหมายระยะยาวบ่อยๆ จะช่วยให้เราสามารถเอาชนะกับดักความเร่งด่วน และให้ความสำคัญกับงานสำคัญมากกว่าได้

The Eisenhower Matrix – งานเร่งด่วน VS งานสำคัญ

The Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่จะช่วยในการตัดสินใจในการทำงานในแต่ละวันว่าจะทำสิ่งที่ส่งผลต่อเป้าหมาย หรือความต้องการของชีวิต ไม่ใช่แค่ปริมาณงานที่ทำเสร็จ โดยมีการแบ่งงานเป็นสองประเภทระหว่างงานสำคัญ และงานเร่งด่วน โดยงานทั้งหมดจะถูกแบ่งเป็น 4 กลุ่มได้แก่

  • สำคัญ+เร่งด่วน งาน หรือโปรเจ็คที่จะต้องทำให้เสร็จตอนนี้
  • สำคัญ+ไม่เร่งด่วน งาน หรือโปรเจ็คที่ต้องวางแผนที่จะลงมือทำ
  • ไม่สำคัญ+เร่งด่วน งาน หรือโปรเจ็คที่สามารถกระจายไปให้คนอื่นทำ
  • ไม่สำคัญ+ไม่เร่งด่วน คืองานที่เสียเวลาที่จะทำ เพราะไม่ได้ส่งผลอะไร ถ้าเลือกได้ควรตัดออก

ในความเป็นจริงแล้วการแยกแยะว่างานชิ้นไหนเป็นงานสำคัญไม่สำคัญ หรืองานไหนเร่งด่วน ไม่เร่งด่วนนั้นทำได้ยาก Steven Covey ได้แบ่งไว้ตามนี้

งานเร่งด่วน คืองานที่ต้องการการทำทันที ต้องการการทำหรือสนใจตอนนี้ ส่วนใหญ่แล้วมักจะเป็นงานที่ยังทำไม่เสร็จ งานด่วนไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ เสียเวลาทำมาก ทำให้เกิดความเครียด และทำให้เบิร์นเอาท์ได้
งานสำคัญ คืองานที่ส่งผลต่อเป้าหมายระยะยาว ต้องการการวางแผน และคิดให้มาก เมื่อคุณสนใจงานสำคัญ สามารถควบคุมได้ทั้งเวลา พลังงาน และความสนใจได้ งานสำคัญต้องกำหนดเอง ไม่มีใครมาช่วยกำหนดให้ได้

บทความนี้ผมแปลจาก The Eisenhower Matrix Avoid the “Urgency Trap” with Dwight D. Eisenhower’s famous prioritization framework บทความเต็มๆ ค่อนข้างยาวครับจึงขอแบ่งเป็นหลายๆ บท ถ้าใครถนัดภาษาอังกฤษก็สามารถตามไปอ่านจากต้นทางได้เลย ส่วนใครไม่ถนัด หรือรอได้ก็ติดตามอ่านได้จากแท็ก the-eisenhower-matrix ครับ

By |2021-01-26T00:56:04+07:002020-09-14|Tags: , |0 Comments
Go to Top